Univerzita Pardubice jako správce osobních údajů (dále jen „Univerzita“ nebo „správce“) tímto v souladu se zásadou transparentnosti, jež vyplývá z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále také jen „GDPR“), informuje subjekty údajů o tom, jakým způsobem zpracovává osobní údaje zpracovávané ombudsosobou Univerzity Pardubice při vykonávání její agendy.
1. Totožnost a kontaktní údaje správce osobních údajů a pověřence
Správcem osobních údajů je Univerzita Pardubice, veřejná vysoká škola zřízená zákonem, IČO: 00216275, se sídlem Studentská 95, 532 10 Pardubice, Česká republika, https://www.upce.cz/.
Kontaktní údaje správce:
• telefon: +420 466 036 111,
• e-mail: podatelna@upce.cz,
• web: www.upce.cz,
• ID datové schránky: f5vj9hu.
Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů:
• JUDr. Mgr. Adéla Nekvindová
• telefon: 466 036 426,
• e-mail: dpo@upce.cz.
Pověřence pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat v případě, že se domníváte, že Univerzita, např. prostřednictvím ombudsosoby, zpracovává Vaše osobní údaje v rozporu s obecným nařízením, či chcete-li uplatnit svá práva – viz níže.
K osobním údajům, které poskytnete ombudsosobě, nebo které ombudsosoba zpracovává na základě svých oprávnění plynoucích ze směrnice Univerzity Pardubice č. 8/2024 Ombudsosoba Univerzity Pardubice, má přístup pouze ombudsosoba, případně kontrolní orgán Univerzity Pardubice. Dalším zaměstnancům či jiným subjektům může ombudsosoba zpracovávané osobní údaje poskytnout jen na základě plnění zákonné povinnosti (např. policii, soudům, jiným orgánům veřejné moci) nebo se souhlasem subjektu údajů, o jehož osobní údaje se jedná.
Ombudsosoba i další zaměstnanci, kteří se mohou se zpracovávanými osobními údaji dostat do styku při výkonu kontrolních povinností, jsou povinni zachovávat o nich mlčenlivost.
2. Kategorie zpracovávaných osobních údajů a subjekty údajů
V agendě Ombudsosoby jsou zpracovávány osobní údaje, které ombudsosobě poskytnou subjekty údajů, a dále osobní údaje zaměstnanců či studentů, které ombudsosoba získá sama při výkonu svých činností podle univerzitní směrnice č. 8/2024 Ombudsosoba Univerzity Pardubice.
Zpracovávané osobní údaje mohou být identifikační údaje subjektů údajů, které se na ni obrátí, a dále údaje vztahující se ke studiu či zaměstnání subjektů údajů.
Subjekty údajů jsou zaměstnanci či studenti Univerzity Pardubice, kteří se obrátí na ombudsosobu s podnětem nebo jsou zahrnuti do jejího šetření.
3. Účel zpracování osobních údajů
Správce v agendě ombudsosoby zpracovává osobní údaje za účelem prošetřování individuálních podnětů případů nevhodného chování nebo při šetřeních těchto případů z vlastní iniciativy. Nevhodným chováním je myšlena šikana, diskriminace, nerovné zacházení, sexuální obtěžování, zastrašování, šíření pomluv atp. Účelem je rovněž prevence nevhodného chování a zajištění bezpečného studijního a pracovního prostředí pro všechny zaměstnance a studenty Univerzity Pardubice.
4. Právní základ zpracování osobních údajů
Právním základem zpracování osobních údajů v případě, že jde o osobní údaje subjektu údajů, který se na ombudsosobu sám obrátil s podnětem, je souhlas tohoto subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR).
Právním základem zpracování osobních údajů v případě, že jde o osobní údaje jiných zaměstnanců či studentů během šetření prováděných individuálních podnětů, a právním základem v případech šetření z vlastní iniciativy ombudsosoby, je oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Oprávněný zájem správce spočívá v potřebě prošetřit podněty, stížnosti a podezření ombudsosoby na jakoukoliv formu nevhodného chování definovanou Etickým kodexem Univerzity Pardubice, a následně přijmout adekvátní opatření k jeho zamezení, tj. v potřebě zajistit bezpečné pracovní a studijní prostření pro zaměstnance a studenty Univerzity Pardubice. Agendu ombudsosoby by nebylo možné efektivně vykonávat, kdyby nebylo možné zpracovávat osobní údaje stěžovatelů a dalších osob zúčastněných na šetřeních ombudsosoby.
Poskytuje-li ombudsosoba informace ze svých šetření orgánům veřejné moci, dochází k tomu na základě plnění konkrétní právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
5. Doba zpracování osobních údajů
Ombudsosoba zpracovává osobní údaje jen po nezbytně nutnou dobu, která se řídí účelem zpracování a Spisovým řádem Univerzity Pardubice.
6. Příjemci osobních údajů
Správce osobních údajů nepředává osobní údaje zpracovávané ombudsosobu jiným subjektům (tzv. příjemcům osobních údajů). Výjimku tvoří plnění právní povinnosti např. ve vztahu k orgánům činným v trestním řízení, orgánům činným v přestupkovém řízení, orgánům státní správy atp.
7. Poučení subjektu údajů a jeho práva
Subjekt údajů může ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům vůči správci, tj. Univerzitě Pardubice uplatnit následující práva:
• Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR, je realizováno na základě žádosti subjektu údajů, a to v rozsahu údajů, které se daného subjektu týkají.)
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR. V případě, že budou zpracovávány nesprávné osobní údaje o Vaší osobě).
• Právo na výmaz (čl. 17 GDPR, právo být zapomenut. Možnost uplatnění tohoto práva bude posouzena vždy individuálně.)
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR, omezení zpracování můžete požadovat např. po dobu, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů, pokud jste vznesl/vznesla námitku proti zpracování.)
• Právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR, v případě zpracování osobních údajů v agendě ombudsosoby se neuplatní).
• Právo vznést námitku proti zpracování (čl. 21 GDPR. Žadatel je informován o postupu a výsledné analýze námitky.)
• Právo nebýt předmětem rozhodnutí založeném výhradně na automatizovaném zpracování osobních údajů (čl. 22 GDPR. Automatizované zpracování není využíváno.).
Podrobnější postup k uplatnění práv subjektu údajů naleznete zde.
Uplatníte-li některé právo ve vztahu ke zpracovávaným osobním údajům, vyrozumíme Vás o vyřešení Vašeho požadavku bez zbytečného odkladu od doručení žádosti.
Místem pro uplatnění Vašich práv je pověřenec pro ochranu osobních údajů, který Vaši žádost buďto vyřídí ve spolupráci s ombudsosobu, nebo jí Vaši žádost předá.
Na pověřence se můžete obrátit prostřednictvím e-mailu na e-mailové adrese dpo@upce.cz nebo zaslat zprávu prostřednictvím datové schránky Univerzity Pardubice (ID datové schránky: f5vj9hu). Kontaktovat jej můžete také listinnou formou na poštovní adrese Univerzity Pardubice (na obálku napište „NEOTVÍRAT – POVĚŘENEC“), případně telefonicky na čísle: 466 036 426.
Uplatnění práv je bezplatné. Univerzita Pardubice může vyžadovat poplatek za vyřízení žádosti jen v případě, že žádost je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se tatáž žádost opakuje.
Dále máte právo podat žádost, podnět či stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz.
Obecné informace o zpracování osobních údajů na Univerzitě Pardubice naleznete zde: Úvodní prohlášení Univerzity Pardubice k ochraně osobních údajů | Univerzita Pardubice (upce.cz).
