Krok 1 – Mohu se zúčastnit?
Mobilita školení (staff training) je určena
- zaměstnancům VŠ instituce, kteří s ní mají uzavřený pracovní poměr (jakýkoliv úvazek)
- především administrativním pracovníkům, ale ani akademický pracovník není z této aktivity vyloučen.
Školení se může účastnit i státní příslušník státu zapojeného do programu Erasmus+ nebo jiného státu, ale s uzavřeným pracovním poměrem s vysílající VŠ v jednom ze státu zapojených do programu Erasmus+ (vlastnící Erasmus+ University Charter)!
Výběrové řízení je na fakultách v gesci odpovědného proděkana, na centrálních útvarech v gesci odpovědného prorektora.
Krok 2 – Je staff mobilita vhodná pro můj výjezd?
Náplní staff trainingu bývá nejčastěji
- program pozorování zkušeného pracovníka na obdobné pracovní pozici (job-shadowing)
- workshop
- jazykový kurz
- studijní návštěva
- účast na staff weeku
Krok 3 - Mobility Agreement for Training (dohoda o náplni a termínu mobilitu)
Před výjezdem si zaměstnanec sestaví tzv. Mobility Agreement for Training (MAT). MAT popisuje budoucí mobilitu z hlediska jejího obsahu. Součástí MAT je mj. vyjmenování konkrétních aktivit a jejich přidané hodnoty pro zapojené instituce. Svými podpisy na MAT obě instituce (vysílající = UPCE i přijímající = partnerská uni) souhlasí s aktivitami, které budou na zahraniční univerzitě realizovány. MAT obvykle schvaluje nejdříve přijímající, poté vysílající instituce. Za vysílající instituci (UPCE) MAT podepisuje pověřená osoba na fakultě (odpovědný proděkan nebo Erasmus koordinátor) a poté koordinátor OMV. Svůj návrh MAT tedy zaměstnanec pošle k odsouhlasení partnerské instituci a sken se všemi podpisy zašle na OMV.
Pravidla pro sestavení MAT:
Minimální délka pobytu jsou 2 za sebou jdoucí dny, maximální délka pak 2 měsíce. Obvyklou a doporučenou délkou mobility, kterou UPCE financuje z rektorátních zdrojů, je mobilita v délce 1 týdne, tj. 5 dní s pracovní aktivitou, nebo 4 dny mobility a 1 den na cestu, nebo 3 dny mobility a 2 dny na cestu.
Do celkové délky vlastní mobility se nezapočítává čas na cestu. Datum zahájení mobility odpovídá prvnímu dni, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci, a datum ukončení mobility je poslední den, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci. K celkové době trvání mobility je možné přičíst jeden den na cestu bezprostředně předcházející prvnímu dni a jeden den bezprostředně následující po posledním dni aktivity v zahraničí. Doklady a účtenky za cestovní náklady musí být s datem, které odpovídá nejdříve 1 nebo 2 dny před zahájením a nejpozději 1- 2 dny po ukončení vlastní mobility. Počet dnů realizovaných dnů s pracovní aktivitou jsou potvrzeny v dokumentu Confirmation of Training Period.
Krok 4 - Účastnická smlouva (smluvní a finanční zajištění mobility)
Účastnická smlouva stanovuje povinnosti účastníka vůči vysílající instituci a podmínky, jejichž splnění ho opravňuje k čerpání Erasmus grantu. Účastnickou smlouvu předvyplníte a zašlete emailem koordinátorce na OMV. Ta potvrdí výši Vaší finanční podpory a vyzve Vás k podpisu smlouvy.
Po podpisu Účastnické smlouvy Vám může být vyplacena finanční podpora. UPCE přiděluje finanční podporu na zaměstnaneckou mobilitu formou cestovních náhrad na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, část VII, hlava II.
Krok 5 - Příprava a schválení zahraničního cestovního příkazu (ZCP) před cestou
Finanční podpora má dvě části:
a) Finanční podpora na pobytové náklady ve formě paušální částky na dny s pracovní aktivitou. Tyto oprávněné náklady jsou vyúčtovány v ZCP jako nocležné, stravné, kapesné (max. 20%), nutné vedlejší výdaje (např. balení zavazadel), přeprava (doprava v místě pobytu - ne však přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů - viz níže). Tato část finanční podpory je poskytována na dny s pracovní aktivitou, maximálně do výše paušálních částek na jednotlivé dny - viz sazby pro mobilitu studentů a zaměstnanců.
b) Finanční podpora na cestovní náklady vzniklé během cesty z výchozího bodu (místa, kde se nachází vysílající instituce nebo trvalé bydliště) do místa určení (hostitelská instituce) a zpět. V ZCP účtované jako doprava, případně přeprava (přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů). Pro cestovní náklady jsou příspěvky určeny podle vzdálenostního pásma určeného nástrojem EK Distance Calculator.
Cestu (letenku, ubytování apod.) si zajišťuje každý účastník podle zvyklostí na vysílající fakultě/pracovišti - sám nebo s podporou pověřeného pracovníka na jeho pracovišti. V případě, že výjezd je nakonec z nějakého důvodu zrušen, náklady s tím spojené přebírá fakulta/pracoviště. Z programu Erasmus+ není možné hradit náklady z nerealizované cesty.
Náklady vzniklé před cestou (letenka, jízdenka, hotel) lze uhradit dvěma způsoby:
- budou součástí ZCP: zaplatíte z vlastních zdrojů, poté si částku nárokujete při vyúčtování ZCP proti vyplacené záloze
- nejsou součástí ZCP: provedete rezervaci letenky, hotelu - připravíte objednávku v IFIS - potvrdíte rezervaci dodavateli, fakturu s číslem objednávky necháte vystavit na Univerzitu Pardubice.
Pokud náklady na cestu překročí maximální výši Erasmus grantu určenou součtem sazby na 5 dní v cílové zemi a sazby dle distance kalkulátoru, je zapotřebí u zadávání zahraničního cestovního příkazu nebo při objednávce mimo ZCP uvést další (fakultní/katedrální) zdroj, který pokryje část nákladů přesahující maximální výši poskytnutého grantu.
Výdaje spojené s cestou autem proplaceny pouze do výše ceny za veřejnou dopravu (jízdenka na vlak, autobus, letenka-nejlevnější varianta) s tím, že může být uhrazena pouze 1 jízdenka bez ohledu na počet lidí cestujících stejným vozidlem. Při pořizování ZCP v systému Verso musí být zažádáno o AUVD - auto za cenu veřejné dopravy (tzn. nebudou uvedeny výdaje za pohonné hmoty a základní náhrada).
Při vyplacení zálohy v cizí měně budou vyplaceny pouze obchodovatelné měny, tzn. euro (EUR), americký dolar (USD). Výplata zálohy ostatních měn je možná po dohodě s pokladnou.
Kontaktní osobou pro konzultace uznatelných nákladů na cestu je Ing. Kateřina Pešková.
Krok 6 - Povinnosti účastníka po příjezdu z mobility
- Předložit Confirmation of Training Period
Na konci pobytu si zaměstnanec nechá ze strany přijímací instituce potvrdit dokument Confirmation of Training Period . Dokládá skutečné dny pobytu na hostitelské/přijímající instituci. Dokument vyplňuje a podepisuje oprávněná osoba z přijímající instituce. Originál dokumentu doručí do 5 pracovních dnů po návratu z mobility do kanceláře OMV nebo jako přílohu k vyúčtovanému ZCP.
- Vyplnit online závěrečnou zprávu v systému Beneficiary Module
každá mobilita je zapsána do nástroje EK Beneficiary module, odkud zaměstnanec dostane do své emailové schránky výzvu a odkaz k vyplnění Participant Report. Závěrečná zpráva je povinnou součástí mobility, formulář je třeba vyplnit do 14 dnů od odeslání.
- Vyúčtovat ZCP
Po příjezdu z výukového pobytu zaměstnanec vyúčtuje v systému VERSO ZCP - Vyúčtování po cestě, nejpozději do 14 dnů od svého návratu dle Směrnice o cestovních náhradách. Vytištěný formulář vyúčtování ZCP včetně podpisu vedoucího pracovníka a všech daňových dokladů doručí na EkO (Ing. Půlpánová), ta překontroluje správnost vyúčtování a dokladů a předá ZCP na OMV.
V případě překročení výše Erasmus grantu se doplatek řeší dodatečně buď krácením kapesného či vyřazením neuznatelných výdajů, nebo doplatkem z fakultní/katedrální zakázky. V tomto případě AP zajistí podpisy příkazce a správce příslušné zakázky a dodá vyúčtování zpět na OMV k rozúčtování.
- Poskytnout zpětnou vazbu z mobility
Zaměstnanec informuje o realizované mobilitě svého nadřízeného, kolegy a pracovníky OMV. Vhodnou formou se podílí na další diseminaci výsledků své mobility a propagaci programu směrem ke kolegům a/nebo studentům.
Kontaktní osobou pro školení zaměstnanců je
Mgr. Věra Albrechtová
Telefon:+420 466 036 350
E-mail: vera.albrechtova@upce.cz
Kontaktní osobou pro finanční záležitosti, ZCP a letenky je
Ing. Kateřina Pešková
Telefon:+420 466 036 725
E-mail: katerina.peskova@upce.cz
