Krok 1 – Mohu se zúčastnit?
Mobilita školení (staff training) je určena
- zaměstnancům VŠ instituce, kteří s ní mají uzavřený pracovní poměr (jakýkoliv úvazek)
- především administrativním pracovníkům, ale ani akademický pracovník není z této aktivity vyloučen.
Školení se může účastnit i státní příslušník státu zapojeného do programu Erasmus+ nebo jiného státu, ale s uzavřeným pracovním poměrem s vysílající VŠ v jednom ze státu zapojených do programu Erasmus+ (vlastnící Erasmus+ University Charter)!
Výběrové řízení je na fakultách v gesci odpovědného proděkana, na centrálních útvarech v gesci odpovědného prorektora.
Krok 2 – Je staff mobilita vhodná pro můj výjezd?
Náplní staff trainingu bývá nejčastěji
- program pozorování zkušeného pracovníka na obdobné pracovní pozici (job-shadowing)
- workshop
- jazykový kurz
- studijní návštěva
- účast na staff weeku
Krok 3 - Mobility Agreement for Training (dohoda o náplni a termínu mobilitu)
Před výjezdem si zaměstnanec sestaví tzv. Mobility Agreement for Training (MAT). MAT popisuje budoucí mobilitu z hlediska jejího obsahu. Součástí MAT je mj. vyjmenování konkrétních aktivit a jejich přidané hodnoty pro zapojené instituce. Svými podpisy na MAT obě instituce (vysílající = UPCE i přijímající = partnerská uni) souhlasí s aktivitami, které budou na zahraniční univerzitě realizovány. MAT obvykle schvaluje nejdříve přijímající, poté vysílající instituce. Za vysílající instituci (UPCE) MAT podepisuje pověřená osoba na fakultě (odpovědný proděkan nebo Erasmus koordinátor) a poté koordinátor OMV. Svůj návrh MAT tedy zaměstnanec pošle k odsouhlasení partnerské instituci a sken se všemi podpisy zašle na OMV.
Pravidla pro sestavení MAT:
Minimální délka výukového pobytu jsou 2 za sebou jdoucí dny, maximální délka pak 2 měsíce. Obvyklou a doporučenou délkou mobility, kterou UPCE financuje z rektorátních zdrojů, je mobilita v délce 1 týdne, tj. 5 dní s pracovní aktivitou, nebo 4 dny mobility a 1 den na cestu, nebo 3 dny mobility a 2 dny na cestu.
Do celkové délky vlastní mobility se nezapočítává čas na cestu. Datum zahájení mobility odpovídá prvnímu dni, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci, a datum ukončení mobility je poslední den, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci. K celkové době trvání mobility je možné přičíst jeden den na cestu bezprostředně předcházející prvnímu dni a jeden den bezprostředně následující po posledním dni aktivity v zahraničí. Doklady a účtenky za cestovní náklady musí být s datem, které odpovídá nejdříve 1 nebo 2 dny před zahájením a nejpozději 1- 2 dny po ukončení vlastní mobility. Počet dnů realizovaných dnů s pracovní aktivitou jsou potvrzeny v dokumentu Confirmation of Training Period.
Krok 4 - Účastnická smlouva (smluvní a finanční zajištění mobility)
Účastnická smlouva stanovuje povinnosti účastníka vůči vysílající instituci a podmínky, jejichž splnění ho opravňuje k čerpání Erasmus grantu. Účastnickou smlouvu předvyplníte a zašlete emailem koordinátorce na OMV. Ta potvrdí výši Vaší finanční podpory a vyzve Vás k podpisu smlouvy.
Po podpisu Účastnické smlouvy Vám může být vyplacena finanční podpora. UPCE přiděluje finanční podporu na zaměstnaneckou mobilitu formou cestovních náhrad na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, část VII, hlava II.
Krok 5 - Příprava a schválení zahraničního cestovního příkazu (ZCP) před cestou
Finanční podpora má dvě části:
a) Finanční podpora na pobytové náklady ve formě paušální částky na dny s pracovní aktivitou. Tyto oprávněné náklady jsou vyúčtovány v ZCP jako nocležné, stravné, kapesné (max. 20%), nutné vedlejší výdaje (např. balení zavazadel), přeprava (doprava v místě pobytu - ne však přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů - viz níže). Tato část finanční podpory je poskytována na dny s pracovní aktivitou, maximálně do výše paušálních částek na jednotlivé dny - viz Tabulka přidělovaných grantů pro mobility z Výzvy 2023.
b) Finanční podpora na cestovní náklady na základě skutečně vynaložených nákladů vzniklých během cesty z výchozího bodu (místa, kde se nachází vysílající instituce nebo trvalé bydliště) do místa určení (hostitelská instituce) a zpět. V ZCP účtované jako doprava, případně přeprava (přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů). Pro cestovní náklady stanoveny příspěvky ve výši částky stanovené podle vzdálenosti vypočtené nástrojem EK Distance Calculator.
Cestu (letenku, ubytování apod.) si zajišťuje každý účastník podle zvyklostí na vysílající fakultě/pracovišti - sám nebo s podporou pověřeného pracovníka na jeho pracovišti. V případě, že výjezd je nakonec z nějakého důvodu zrušen, náklady s tím spojené přebírá fakulta/pracoviště. Z programu Erasmus+ není možné hradit náklady z nerealizované cesty.
Náklady vzniklé před cestou (letenka, jízdenka, hotel) lze uhradit dvěma způsoby:
- budou součástí ZCP: zaplatíte z vlastních zdrojů, poté si částku nárokujete při vyúčtování ZCP proti vyplacené záloze
- nejsou součástí ZCP: provedete rezervaci letenky, hotelu - připravíte objednávku v IFIS - potvrdíte rezervaci dodavateli, fakturu s číslem objednávky necháte vystavit na Univerzitu Pardubice.
Pokud náklady na cestu překročí maximální výši Erasmus grantu určenou součtem sazby na 5 dní v cílové zemi a sazby dle distance kalkulátoru, je zapotřebí u zadávání zahraničního cestovního příkazu nebo při objednávce mimo ZCP uvést další (fakultní/katedrální) zdroj, který pokryje část nákladů přesahující maximální výši poskytnutého grantu.
Výdaje spojené s cestou autem proplaceny pouze do výše ceny za veřejnou dopravu (jízdenka na vlak, autobus, letenka-nejlevnější varianta) s tím, že může být uhrazena pouze 1 jízdenka bez ohledu na počet lidí cestujících stejným vozidlem. Při pořizování ZCP v systému Verso musí být zažádáno o AUVD - auto za cenu veřejné dopravy (tzn. nebudou uvedeny výdaje za pohonné hmoty a základní náhrada).
Při vyplacení zálohy v cizí měně budou vyplaceny pouze obchodovatelné měny, tzn. euro (EUR), americký dolar (USD). Výplata zálohy ostatních měn je možná po dohodě s pokladnou.
Kontaktní osobou pro konzultace uznatelných nákladů na cestu je Ing. Kateřina Pešková.
V ZS 24/25 čerpejte prosím ze zakázky 94100/46/ZG902314 (typ účtu - náklady NIV, příkazce K. Pešková, V. Albrechtová)
Krok 6 - Povinnosti účastníka po příjezdu z mobility
- Předložit Confirmation of Training Period
Na konci pobytu si zaměstnanec nechá ze strany přijímací instituce potvrdit dokument Confirmation of Training Period . Dokládá skutečné dny pobytu na hostitelské/přijímající instituci. Dokument vyplňuje a podepisuje oprávněná osoba z přijímající instituce. Originál dokumentu doručí do 5 pracovních dnů po návratu z mobility do kanceláře OMV nebo jako přílohu k vyúčtovanému ZCP.
- Vyplnit online závěrečnou zprávu v systému Beneficiary Module
každá mobilita je zapsána do nástroje EK Beneficiary module, odkud zaměstnanec dostane do své emailové schránky výzvu a odkaz k vyplnění Participant Survey. Závěrečná zpráva je povinnou součástí mobility, formulář je třeba vyplnit do 14 dnů od odeslání.
- Vyúčtovat ZCP
Po příjezdu z výukového pobytu zaměstnanec vyúčtuje v systému VERSO ZCP - Vyúčtování po cestě, nejpozději do 14 dnů od svého návratu dle Směrnice o cestovních náhradách. Vytištěný formulář vyúčtování ZCP včetně podpisu vedoucího pracovníka a všech daňových dokladů doručí na EkO (Ing. Půlpánová), ta překontroluje správnost vyúčtování a dokladů a předá ZCP na OMV.
V případě překročení výše Erasmus grantu se doplatek řeší dodatečně buď krácením kapesného či vyřazením některých uskutečněných výdajů, nebo doplatkem z fakultní/katedrální zakázky, kdy AP zajistí podpisy příkazce a správce příslušené zakázky a dodá vyúčtování zpět na OMV k rozúčtování.
- Poskytnout zpětnou vazbu z mobility
Zaměstnanec informuje o realizované mobilitě svého nadřízeného, kolegy a pracovníky OMV. Vhodnou formou se podílí na další diseminaci výsledků své mobility a propagaci programu směrem ke kolegům a/nebo studentům.
Kontaktní osobou pro školení zaměstnanců je
Mgr. Věra Albrechtová
Telefon:+420 466 036 350
E-mail: vera.albrechtova@upce.cz
Kontaktní osobou pro finanční záležitosti, ZCP a letenky je
Ing. Kateřina Pešková
Telefon:+420 466 036 725
E-mail: katerina.peskova@upce.cz
