Před výjezdem
Krok 1 - výběr zahraniční univerzity
Kde je možné výukový pobyt uskutečnit?
Mobilita akademických pracovníků, resp. výukový pobyt v rámci programu Erasmus+ může proběhnout pouze na základě platné inter-institucionální dohody, v níž je sjednána doba pobytu a obor studia, v němž je mobilitu možné uskutečnit, tj. který koresponduje s náplní přednášky AP. Přehled partnerských univerzit zde.
Krok 2 - výběr akademických pracovníků
Kdo se může výukového pobytu zúčastnit?
Každý zaměstnanec VŠ instituce mající uzavřený pracovní poměr (jakýkoliv úvazek). Výukového pobytu se může účastnit i státní příslušník jiného státu, který má uzavřený pracovním poměr s vysílající VŠ v jednom ze státu zapojených do programu Erasmus+. Zaměstnanci, kteří mají uzavřenou dohodu o provedení práce (DPP) nebo dohodu o pracovní činnosti (DPČ), se výukového pobytu účastnit nemohou.
Výběr akademických pracovníků je plně v kompetenci jednotlivých fakult, resp. příslušných proděkanů. Výběrové řízení musí být prováděno nestranně a transparentně a měla by být dána přednost akademickým pracovníkům, kteří cestují do zahraničí poprvé. Výsledky výběrových řízení jsou dokládány protokolem z výběrového řízení na konkrétní fakultě.
Krok 3 - Mobility Agreement for Teaching
Co je účelem/obsahem výjezdu?
Před výjezdem si akademický pracovník sestaví tzv. Mobility Agreement for Teaching (MAT). Tento dokument popisuje budoucí mobilitu z hlediska jejího obsahu. Součástí MAT je mj. vyjmenování konkrétních pedagogických aktivit - názvů přednášek atp. Svými podpisy na MAT obě instituce souhlasí s pedagogickými aktivitami, které budou na zahraniční univerzitě realizovány. MAT schvaluje nejdříve přijímající, poté vysílající instituce. Za vysílající instituci (UPa) MAT podepisuje CMM. Svůj návrh MAT tedy zaměstnanec pošle k odsouhlasení partnerské instituci a sken podepsaného MAT předá na CMM.
Pravidla pro setavení MAT:
Minimální délka výukového pobytu jsou 2 za sebou jdoucí dny, během kterých je odučeno min. 8 vyučovacích hodin.Maximální délka pak 2 měsíce, potom je počet hodin proporcionálně upraven. Obvyklou a doporučenou délkou mobility, kterou je Univerzita Pardubice schopna svým pracovníkům financovat je mobilita v délce 1 týdne, tj. 5 dní s pracovní aktivitou. Velmi doporučujeme, aby pobyt trval minimálně 5 dnů a představoval tak smysluplný příspěvek k výukovému programu a mezinárodním stykům na hostitelské instituci.
Do celkové délky vlastní mobility se nezapočítává čas na cestu. Z toho vyplývá, že datum zahájení vlastní mobility odpovídá prvnímu dni, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci a datum ukončení bude posledním dnem, kdy je vyžadována přítomnost účastníka v přijímající instituci. K celkové době trvání mobility je možné přičíst jeden den na cestu bezprostředně předcházející prvnímu dni a jeden den bezprostředně následující po posledním dni aktivity v zahraničí. Upozorňujeme, že daňové doklady resp. účtenky za cestovní náklady musí být s datem, které odpovídá nejdříve 1 dni před zahájením a nejpozději 1 dni po ukončení vlastní mobility. Počet dnů vlastné mobility jsou potvrzeny v dokumentu Confirmation of Teaching Period.
Krok 4 - Podpis účastnické smlouvy a vyplnění zahraničního cestovního příkazu
Jak je výjezd finančně zajištěn?
Podpis účastnické smlouvy
Univerzita Pardubice přiděluje finanční podporu na výukový pobyt formou cestovních náhrad na základě zákona č. 262/2006 Sb., zákoníku práce v platném znění, část VII, hlava II. Finanční podpora je vyplácena na základě podpisu Účastnické smlouvy (viz Formuláře). Účastnickou smlouvu předvyplníte a zašlete emailem na CMM. CMM vypočítá výši Vaší finanční podpory a vyzve Vás k podpisu (US).
Vyplnění ZCP - před cestou
Finanční podpora má dvě části:
a) Finanční podpora na pobytové náklady ve formě paušální částky na dny s pracovní aktivitou. Tyto oprávněné náklady jsou vyúčtovány v ZCP jako nocležné, stravné, kapesné (max. 25%), nutné vedlejší výdaje (např. balení zavazadel), přeprava (doprava v místě pobytu - ne však přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů - viz níže). Tato část finanční podpory je poskytována na dny s pracovní aktivitou, maximálně do výše paušálních částek na jednotlivé dny (viz Tabulka přidělovaných grantů v roce 2017/2018).
b) Finanční podpora na cestovní náklady na základě skutečně vynaložených nákladů vzniklých během cesty z výchozího bodu (místa, kde se nachází vysílající instituce nebo trvalé bydliště) do místa určení (hostitelská instituce) a zpět. V ZCP účtované jako doprava, případně přeprava ( přeprava na letiště v ČR, z letiště do hotelu, ani z hotelu na letiště a z letiště domů). Pro akademický rok 2017/2018 jsou pro cestovní náklady stanoveny maximální částky ve výši sazeb (viz Tabulka přidělovaných grantů) stanovených podle vzdálenosti vypočtené nástrojem EK Distance Calculator
Finanční podpora programu Erasmus+ představuje příspěvek na zvýšené náklady spojené s pobytem v zahraničí a je tedy zpravidla určena na pokrytí části nákladů souvisejících s výukovým pobytem. Velmi doporučujeme paušální částku mírně překročit (o cca 1-2 EUR) a doplatit z fakultních zdrojů.
Další pravidla
Letenku si každý vyjíždějící AP zařizuje sám. V případě, že výjezd je nakonec z nějakého důvodu zrušen, náklady s tím spojené přebírá fakulta/katedra. Z programu Erasmus+ není možné hradit náklady z nerealizované cesty.
Jsou dva způsoby, jak letenku uhradit:
-
letenka je součástí ZCP: zaplatíte z vlastních zdrojů - poté si částku nárokovat při vyúčtování ZCP
-
letenka není součástí ZCP - rezervovat si letenku - poslat na CMM částku ke schválení - CMM udělá objednávku v IFIS - potvrdí emailem cenu - potvrdit rezervaci dodavateli, fakturu nechat vystavit fakturu na Univerzitu Pardubice (UPa) a doručit na CMM (stačí emailem). - CMM zařídí proplacení faktury. Ovšem aby mohla být faktura proplacena, je potřeba mít schválený cestovní příkaz. V tomto případě letenka nebude součástí cestovního příkazu ani vyúčtování.
V systému VERSO je zapotřebí uvést zdroj financování zahraniční cesty. Zakázky pro akademický rok 2017/2018 pro výjezdy uskutečněné v kalendářním roce 2018 jsou následující:
92010/46/ZG917013, typ účtu 8 Náklady NIV (příkazce V. Albrechtová) – částka v CZK odpovídající vypočtenému paušálu na pobytové náklady.
92010/13/ZG980021, typ účtu 8 Náklady NIV (příkazce V. Albrechtová) – částka v CZK odpovídající maximální částce na cestovní náklady.
V případě, že náklady na cestu překročí již před její realizací výši Erasmus grantu, je zapotřebí u zadávání zahraničního cestovního příkazu ve VERSU uvést třetí (fakultní/katedrální) zdroj, který pokryje zbylou část cestovních nákladů.
Krok 5 - Vyplacení zálohy
Při vyplacení zálohy v cizí měně budou vyplaceny pouze obchodovatelné měny, tzn. euro (EUR), americký dolar (USD), anglická libra (GBP). Výplata zálohy ostatních měn je možná po dohodě s pokladnou.
Po výjezdu
Krok 6 - Confirmation of Teaching Period
Na konci Vašeho pobytu si necháte potvrdit dokument Confirmation of Teaching Period (viz Formuláře). Dokládá dny Vašeho pobytu na hostitelské instituci a splnění závazku výuky minimálně 8 vyučovacích hodin. Dokument vyplňuje a podepisuje oprávněná osoba z přijímající instituce. Na tomto potvrzení nesmí chybět výčet pedagogických aktivit. Originál dokumentu doručte do 5 pracovních dnů po návratu z mobility do kanceláře CMM.
Krok 7 - Vyúčtování zahraniční cesty
Po příjezdu z výukového pobytu vyplní zaměstannec v informačním systému VERSO ZCP - Vyúčtování po cestě, nejpozději do 14 dnů od svého návratu dle Směrnice o cestovních náhradách. Poté je nutné vytištěný formulář vyúčtování včetně podpisu vedoucího pracovníka a všech daňových dokladů doručit na EKO (Ing. Půlpánová), ta překontroluje správnost vyúčtování a dokladů a předá ZCP na CMM.
V případě překročení výše Erasmus grantu se doplatek řeší dodatečně buď krácením kapesného či vyřazením některých uskutečněných výdajů, nebo doplatkem z fakultní/katedrální zakázky, kdy AP zajistí podpisy příkazce a správce příslušené zakázky a dodá vyúčtování zpět na CMM k zaúčtování.
Krok 8 – Vyplnění online závěrečné zprávy
Po uzavření vyúčtování Vaší cesty bude Vaše cesta zapsána do nástroje EK Mobility Tool, odkud Vám formou odkazu přijde na Vaši emailovou adresu výzva k vyplnění Závěrečné zprávy. Zpráva přichází z adresy: replies-will-be-discarded@ec.europa.eu (je třeba kontrolovat i nevyžádanou poštu). Závěrečná zpráva je povinnou součástí mobility, formulář vyplňte do 14 dnů od odeslání.
Kontaktní osoba pro zaměstnanecké mobility na CMM
Mgr. Věra Albrechtová
Telefon:+420 466 036 350
E-mail: vera.albrechtova@upce.cz
